Koliko pauze, pravljenje rasporeda i uređen radni prostor utiču na produktivnost?

U anketi je učestvovalo 53 ispitanika ⎯ 18 muškaraca i 35 žena.

Važna komponenta produktivnosti je vreme. Naime, ljudi nemaju isti nivo energije i koncentracije tokom dana. Ova komponenta je individualna, odnosno razlikuje se od pojedinca do pojedinca. Kada čovek prepozna u kom periodu dana je njegov nivo energije najviši, to vreme može iskoristiti za obavljanje teških zadataka.

Većina ispitanika ima jednosmenski rad (75%), a smenski rad obavlja 24,5% ispitanika. Među onima koji rade smenski rad više je onih koji su produktivniji u prvoj smeni (8 ispitanika), dok je troje ispitanika navelo da je produktivnije u drugoj smeni. Jedan ispitanik naveo je da, pošto radi fizički posao, ta produktivnost varira, ali da bi bio produktivniji u prvoj smeni ako bi u njegovom poslu bilo više umnog rada.

Ispitanici su najviše produktivni na početku radnog vremena (48,3%) i sredinom radnog vremena (44,8%). Svega 4 ispitanika (6,9%) obeležilo je da je produktivno pred kraj radnog vremena.

Vrlo je važno da radnici tokom radnog vremena imaju pauze, kada se mogu osvežiti, pojesti neki obrok i prikupiti energiju za dalji rad.

Jednu pauzu ima 50,9% ispitanih, 32,1% ima više od jedne, dok 17% ispitanika nema nijednu pauzu. Sedam ispitanika ima pauzu od 10 minuta, sedam ispitanika pauzu od 15 minuta, sedam ispitanika pauzu od pola sata, tri ispitanika pauzu od 45 minuta, tri ispitanika pauzu od 20 minuta, četiri ispitanika pauzu od 5 minuta, dva ispitanika imaju pauzu od 2 sata, a jedan je naveo da mu vreme nije ograničeno. Većini  pauza pomaže da povećaju produktivnost (63,6%), a za 36,4% pauza nije faktor koji na to utiče.

Ispitanici su naveli kako im pauza služi da razbistre misli, porazgovaraju sa kolegama, da se odmore. Oni koji dugo sede pauzu koriste da prošetaju, a oni koji dugo stoje, pauzu koriste da posede. Neki ispitanici koriste pauzu da sumiraju ono što su do tada uradili i da uoče neki problem ili pronađu rešenje. Neki od odgovora glase; „Nakon pauze sam fokusiranija na ono što treba da se završi od obaveza, jer pauzu uglavnom koristim kako bih prepakovala svoju listu obaveza”; „Osećam se bolje kada znam da sam završila polovinu posla za taj dan i trudim se da se odmorim pre nego što pređem na drugu polovinu”.

Jedna od najznačajnijih metoda za povećanje produktivnosti jeste pravljenje rasporeda. Raspored pravi 75,5% ispitanika. Najviše njih pravi raspored na dnevnom nivou (77,5%), znatno manje na nedeljnom nivou (20%), a svega jedan ispitanik pravi raspored na mesečnom nivou.

Većina ispitanika navela je da im raspored mnogo pomaže, jer tako određuju prioritete, organizovaniji su, brže završavaju svoje obaveze i ne kasne sa izvršavanjem obaveza. Ovo su neki od odgovora: „Ako znam šta sve moram da uradim tog dana, onda se bolje osećam dok gledam kako se posao smanjuje. Kada ne bih planirala količinu posla, ne bih imala svest o tome koliko sam uradila i možda bih se osećala neproduktivne čak i ako sam uradila dosta posla”; „Imam 5 razlicitih projekata, pa mi pomaze da se koncentrisem bez rasipanja na svaki zadatak”; „Pomaže mi dosta, tačno znam šta radim i kada radim. Osećaj kada štikliram urađeno je neprocenjiv”.

Određeni zadaci na poslu podrazumevaju rokove. Iako oni mogu biti dosta stresni, mogu delovati i podsticajno da se na vreme krene sa završavanjem obaveza. Za 27 ispitanika rokovi značajni u produktivnosti na radu, a za 23 nisu. Troje njih je navelo da to zavisi od broja obaveza i hitnosti posla.

Poslovanje se tokom pandemije virusa korona značajno promenilo, kada je rad iz kancelarije premešten u domove. Neke firme taj način poslovanja zadržale su i nakon vandrednog stanja. Većina naših ispitanika nikada nije radila od kuće (56,6%), neki su od kuće radili povremeno (37,7%), a troje ispitanika stalno radi od kuće. Većina onih koji su imali iskustvo rada od kuće navela je da je produktivnija pri radu u kancelariji (52,2%), 34,8% ispitanika je podjednako produkitvno bez obzira na to gde se nalazi, a 13% produktivnije je kod kuće.

Uređen radni prostor takođe utiče na produktivnost. Svega šest ispitanika navelo je prostor kao irelevantan za njihov rad. Međutim, svi ostali rekli su kako je prostor veoma važan i može biti vrlo podsticajan. Ovo su neki odgovori naših ispitanika: „Ako je prostor uredjen – lepo izgleda i cist je, svetao, to utice i na psihicki i na fizicki aspekt rada”; „Utiče na moj lični osećaj mira i nečega lepog, u spoju sa poslom koji treba obaviti je dobitna kombinacija”; „Dosta jer sređenost radnog prostora utiče da se srede i misli i usredsredim na konkretni radni zadatak”.

Sve popularnija metoda za usklađivanje obaveza, postavljanje ciljeva i produktivnost je metoda „Pametni ciljevi” (SMART metoda). Naziv SMART je skraćenica sledećih engleskih pojmova:

• S – (Specific: specifičnost) –  cilj treba da bude konkretno određen;
• M- (Measurable: merljivost) – uspešnost cilja treba da bude merljiva (koliko ste postigli, šta vam je to donelo i sl.);
• A ( Achievable: dostižan ) – ciljevi treba da budu ambiciozni, ali treba da budu postavljeni tako da ih je moguće dostići;
• R (Realistic: realističan) – realističnost se odnosi na to koliko je svaki korak izvodljiv;
• T (Time) – vremenski okvir kada cilj treba da bude ostvaren.

Sama reč „smart” znači „pametan”, što govori da je za ovakvo postavljanje ciljeva i planova neophodno dobro promišljanje. Iako ono zahteva vreme, metoda može biti vrlo korisna i podsticajna za velike i odgovorne poslove, projekte i sl.

Ipak, u našoj sredini, sudeći po rezultatima ankete, ova metoda još nije zaživela.

Samo 9 ispitanika (22,5%) čulo je za ovu metodu, a samo jedan od njih je primenjuje. Osoba koja koristi SMART metodu navela je da joj ona prilično pomaže. Ovaj ispitanik objašnjava da „ako sebi postaviš cilj onda nalaziš rešenje i motivaciju”.

Dakle, prema rezultatima ankete, na produktivnost značajno utiču pauze, dobro uređen prostor i pravljenje rasporeda. Kako su metode za postizanje produktivnosti individualne, treba eksperimentisati dok se ne pronađe ono što najviše pomaže da na što kvalitetniji način završite svoje obaveze uspešno i na vreme.